Règlement de la salle de lecture

La salle de lecture

1. La salle de lecture est accessible au public aux jours et heures fixés ou sur rendez-vous. Les personnes à mobilité réduite sont invitées à fixer au préalable un rendez-vous avec l’archiviste.

2. Chaque visiteur, lors de sa première visite, devra présenter un document officiel (carte d’identité ou autre) attestant de son identité. Il remplit le formulaire d’inscription avec ses nom et coordonnées, mentionne le but de sa recherche et déclare accepter le règlement de la salle de lecture. Lors de sa première visite, une carte d’utilisateur lui est remise contre paiement des frais administratifs. Le montant de ces frais est affiché dans la salle de lecture. La carte d’utilisateur est valable un an.

3. Lors de chaque visite, le lecteur signe le registre des lecteurs.

L’examen des documents d’archives et publications

4. Les documents d’archives qui sont donnés ou mis en dépôt au CArCoB sont mis en consultation dans la salle de lecture conformément aux stipulations de la convention entre le CArCoB et le donateur ou dépositaire. La protection de la vie privée de tiers a toutefois priorité sur toute convention.

5. En ce qui concerne les fonds d’archives pour lesquels n’existe aucune convention, le Conseil scientifique prend, aussitôt que possible après l’acquisition, une décision concernant leur publicité.
La règle d’ouverture des documents d’archives à la consultation est celle des 30 ans d’âge. Ce délai peut être porté jusqu’à un maximum de 100 ans eu égard à la protection de la vie privée du donateur, du dépositaire ou de tiers. Le Conseil scientifique peut décider d’une accessibilité anticipée.

6. Toutes les publications, aussi bien en propriété qu’en dépôt, sont mises en consultation si l’article 7 n’est pas invoqué.

7. L’archiviste peut invoquer la non-consultabilité des documents originaux et interdire toute forme de reproduction :

  • en raison du risque de détérioration du fait du mauvais état matériel des documents d’archives et des publications ;
  • faute de connaissance approfondie du contenu de certaines archives ou de leurs copies (cfr art. 4 relativement à la vie privée).

8. Le lecteur peut interjeter appel auprès du Conseil scientifique contre les décisions de l’archiviste. Cet appel n’est pas suspensif desdites décisions. Le Conseil scientifique se prononce dans les 30 jours. A défaut de décision du Conseil scientifique, celle de l’archiviste s’applique.

9. L’archiviste ou le Conseil scientifique ne peuvent en aucun cas être tenus responsables des atteintes au droit d’auteur, même quand ils ont accordé leur autorisation à la reproduction des archives et publications.

10. Les documents d’archives ne seront en aucun cas donnés en prêt à des particuliers pour une consultation à domicile. Cela vaut également pour les ouvrages de la bibliothèque destinés à la conservation.

11. Les documents d’archives peuvent être prêtés en vue d’expositions, moyennant l’établissement d’une convention. Semblables demandes doivent être adressées au Conseil scientifique qui décide, après avis de l’archiviste. Les pièces prêtées devront être assurées de clou à clou. L’emprunteur devra également veiller à ce que les documents soient exposés dans de bonnes conditions matérielles.

12. Le prêt en vue de l’édition de textes et le prêt d’informations sur d’autres supports que le papier (films, diapositives, supports magnétiques, etc...) sont réglés par le Conseil scientifique, moyennant contrat.

Le fonctionnement du service

13. L’archiviste oriente les chercheurs, qui mènent eux-mêmes leurs recherches.

14. Des photographies et des photocopies peuvent être réalisées moyennant accord de l’archiviste, tenant compte des stipulations des art. 4 à 8 et contre paiement des frais et d’éventuels droits.
En cas d’utilisation commerciale, un droit de reproduction sera demandé. Le montant de ces frais et droits sera affiché en salle de lecture.

15. L’auteur d’une publication dans laquelle il est fait emploi d’informations gérées par le CArCoB est tenu de mentionner celui-ci comme source de ces informations. Il adressera un exemplaire de la publication au Centre.

La sécurité des archives et de l’information

16. Le Conseil scientifique invite le lecteur à avertir l’archiviste si, en consultant les archives qui lui ont été communiquées, il y découvre que des données précises touchent à la vie privée de tiers.

17. L’archiviste a le droit de donner des directives au lecteur en ce qui concerne le maniement et le respect du bon état des documents d’archives et des publications. Les documents doivent rester intacts. Le lecteur doit respecter l’ordre de - et dans - les portefeuilles.

18. L’accès aux magasins est interdit aux lecteurs à moins qu’ils ne soient accompagnés de l’archiviste ou d’une personne mandatée par lui.

19. On ne peut ni fumer, ni manger, ni boire, ni introduire d’animaux dans la salle de lecture.

20. L’archiviste peut interdire l’accès de la salle de lecture à toute personne qui enfreindrait le présent règlement.